各单位:
为保障学校疫情防控工作顺利进行,规范应急采购行为,进一步提高应急采购效益和质量,依据《中华人民共和国政府采购法》和《河南工业大学采购与招标管理暂行办法》等法律法规和规章制度,结合实际,现就我校现阶段疫情防控有关采购工作通知如下。
一、履行审批手续
学校疫情防控应急采购原则上实行归口集中采购,相关应急采购归口单位是采购工作的责任主体,各应急采购单位应根据学校疫情防控指挥部统一安排和部署,开展与疫情防控工作有关的货物、工程和服务的紧急采购。紧急采购坚持先审批、后采购,特殊情况下,可以先启动采购程序,及时补齐审批手续。具体详见附件2《河南工业大学疫情防控应急采购审批表》。属“三重一大”采购项目及支出的,应按有关要求提供决策手续。
二、执行采购流程
学校招标采购管理信息系统中已经上线应急采购模块。请相关采购单位认真梳理、汇总本轮疫情防控工作启动以来已经执行和将要发生的各类采购项目,按照要求,在学校招标采购信息系统中完善相应的采购流程与操作。该项工作,是学校相应财务预算和列支的基本依据,也是应急采购的基本要求,请遵照执行。应急采购具体操作见“招标采购系统”内的《河南工业大学招标采购信息化管理系统应急采购功能说明》。
三、规范采购行为
做好采购执行工作。应急采购单位应成立不少于3人的应急采购工作组,同时配备1名监督人员。按照“询价对比、磋商洽谈、集体决策”的基本原则,采用竞争性谈判、询价、单一来源等方式实施采购,确保采购需求、经费预算以及采购结果合情、合理、合规。应急采购执行人员与供应商存在利害关系的应执行回避政策。针对货品及服务质量有问题的供应商,采购单位要作出及时调整。
做好验收领用工作。应急采购完成后,采购单位要指定专人负责疫情防控相关物资的接收、验收、保管和领用。填写《河南工业大学应急采购验收确认表》(附件5),采购人不得兼任验收人。各单位领用时,需按规定办理领用手续。
四、完善备案材料
应急采购单位对采购具体执行过程要做到“全程留痕、可追溯”,对采购过程中形成的相关资料要注意积累与保存。应急采购结束后,采购单位应及时填报《河南工业大学应急采购结果备案表》(附件4),同时将采购过程全部资料原件报送国有资产管理办公室(招投标工作办公室)备案,学校对应急采购实施一支出项目一卷宗管理,以备归档与核查。应急采购项目备案材料包含但不局限于以下内容:
(1)单位疫情防控应急采购审批表、需求表、应急采购结果备案表等;
(2)学校疫情防控办公室工作通知、会议决策纪要。市场调研询价记录资料、报价文件资料、采购工作组集体决策会议记录等;
(3)餐饮服务及工程类应急项目需签订的采购合同或协议。
(4)货品类项目接受、验收相关手续与材料,属于固定资产的需要办理固定资产登记手续;
(5)其它相关文档与材料。
五、采购资金支付
应急采购资金支付,要严格按照学校财务收支审批办法相关规定履行审批手续。为便于学校财务部门及时调度资金,请相关采购单位认真梳理、汇总本轮疫情防控工作启动以来已经执行和将要发生的各类采购项目,及时填报《河南工业大学疫情防控应急采购汇总表》(附件6),分别报送财务处、国有资产管理办公室(招投标工作办公室),学校将根据实际情况,适时启动应急采购资金支付。
请相关单位增强责任意识,加强应急采购全过程管理,积极配合与协调,严格按相关要求开展工作,确保学校应急采购工作规范、安全、高效。
联系人:王善文(国资办)18623715510 余红柳(财务处)18623719639
国有资产管理办公室(招投标工作办公室) 财务处
2022年11月5日
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